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Cargill Latam

Central de Dados Mestres Cargill Latam – Desafios na Gestão de uma Central Multi-idioma.

A Cargill oferece serviços e produtos alimentícios, agrícolas, financeiros e industriais ao mundo.

Juntamente com produtores rurais, clientes, governos e comunidades, ajudam as pessoas a prosperar com a aplicação de ideias há mais de 150 anos de experiência. Tem 150.000 funcionários em 70 países, que estão comprometidos a fornecer alimentos ao mundo de uma forma responsável, reduzindo o impacto ambiental e melhorando as comunidades onde atuam.

Agricultura

A Cargill compra, processa e distribui grãos e outras commodities para fabricantes de produtos alimentícios para consumo humano e animal. A empresa também fornece produtos e serviços para produtores agrícolas e pecuaristas.

Alimentos

A Cargill fornece aos fabricantes de alimentos e bebidas, empresas de foodservice e varejistas, produtos e ingredientes de alta qualidade, carnes bovinas e aves, sistemas de ingredientes e ingredientes que promovem a saudabilidade.

Setor Financeiro

A Cargill fornece soluções financeiras e de gestão de risco para clientes nos setores agrícola, de alimentos, financeiro e energético em todo o mundo.

Setor Industrial

A Cargill atende os usuários de produtos industriais energéticos, salinos, de amidos e siderúrgicos. A empresa também desenvolve e comercializa produtos sustentáveis à base de matérias-primas agrícolas.

O ESCOPO DO PROJETO

O projeto de uma única central de cadastros, a qual atende diferentes países, com diferentes sistemas ERP´s como SAP, JDE, Maximo, e tem por objetivo maior viabilizar as ações de Strategic Sourcing da companhia. Hoje, os países participantes são: Argentina, Brasil, Paraguai, México e Venezuela. Os países também tinham suas bases de dados padronizadas eram: Nicarágua, Costa Rica, Honduras e Guatemala.

A Cargill atualmente tem mais de 205 mil itens ativos, compartilhados entre todas suas unidades da América Latina, nos idiomas Português, Espanhol e Inglês. A quantidade atual de novos cadastros solicitados mensalmente varia de 1800 a 3500 itens, dependendo do mês.

Faz parte deste projeto, a inclusão de itens Químicos, com cadastros personalizado conforme fichas técnicas utilizadas em compras e controle de processo.

Para apoiar os solicitantes da empresa, a Cargill estabeleceu um ponto de contato interno, coordenado pelo Hernan, o qual esclarece dúvidas de uso, valida se as solicitações estão de acordo com a política da companhia, e modera questões técnicas e administrativas gerais para manter a qualidade da base de dados.

Cada novo países ou negócio que decide fazer parte da Central pode tratar sua base legada, onde a Astrein já tem padronizada os itens com os mesmos padrões aplicados na base atual, mantendo a unicidade e impedindo duplicações de cadastros. Além disso, as particularidades legais e tributos são tratadas localmente a fim de estar conforme o fisco e todas exigências relacionadas.

A Astrein mantém em sua equipe funcionários que tem o idioma espanhol nativo, a fim de garantir o correto entendimento técnico no atendimento e criação dos novos itens.

Engeform

Central de Cadastro Própria e Saneamento de CNPJ

A partir de sua origem com Formas Deslizantes, em 1976, a Engeform ampliou sua atuação na engenharia, transformando sonhos, necessidades e desenhos em realidade. Já são mais de seiscentos empreendimentos e obras entregues com soluções inteligentes e relevantes, para os mercados público e privado, com realizações em todo o país e impacto positivo na vida das pessoas.

O escopo do projeto

O projeto teve início em novembro de 2014, quando a Engeform enxergou a necessidade de melhorar a descrição do cadastro de materiais para área de compras. Por esse motivo, contatou a Astrein, devido à sua experiência comprovada em implantação de central de cadastros para a área da construção civil. Na sequência, adquiriu o software de cadastro de materiais e optou por operar a central de cadastros com equipe própria, realizando, portanto, o serviço de integração com o ERP- RM.

Para capacitar a equipe na primeira fase do projeto de implantação do software Astrein, foi realizado um treinamento de 40 horas nos módulos de padronização e solicitação de cadastros, além da alocação de um consultor sênior em materiais para apoio nos primeiros dias desta etapa. Pode-se dizer que a flexibilidade no atendimento de cadastro de materiais com a implementação do software para atendimento com a equipe própria foi um ponto importante, que contribuiu para as expectativas da Engeform fossem atendidas.

Em julho de 2016, a segunda fase do projeto foi iniciada. A empresa contratou o serviço de saneamento de CNPJ, levando em consideração a facilidade de expansão por já possuir o software de cadastro de materiais. Como resultado, foram saneados 5.299 itens e realizada a integração com o ERP.

Benefícios obtidos

Dentre os diversos benefícios obtidos com o software Astrein, pode-se destacar, maior agilidade e assertividade na formalização dos pedidos de compra, mitigação dos retrabalhos no departamento contábil e fiscal, unificação da base e assertividade da classificação de NCM.

Vicunha Textil

Vicunha aprimora seu cadastro de materiais com tecnologia da Astrein

Empresa Nacional do setor têxtil reduziu o número de itens cadastrados de 92 mil para 40 mil, o que permitiu a utilização de ferramentas de e-Procurement e trouxe maior produtividade para o departamento de compras.

Maior indústria têxtil da América Latina e uma das maiores do mundo, a Vicunha têxtil desenvolveu um projeto de padronização e saneamento de cadastro de materiais com o objetivo de aprimorar sua gestão de estoques e o relacionamento com seus fornecedores. O projeto, que foi desenvolvido com o apoio dos serviços e tecnologia da Astrein, resultou em uma redução de 92 mil para pouco mais de 40 mil produtos cadastrados, e em ganho de produtividade e organização no departamento de compras.

Detentora de oito unidades produtivas nas regiões Sudeste e Nordeste, a Vicunha enfrentava uma série de dificuldades na composição de seu cadastro de materiais, devido à unificação de seus cadastros de materiais ocorrido em out/2002, onde na ocasião cinco empresas pertencentes ao grupo Vicunha deram origem a “Vicunha Têxtil S/A”. Um dos principais problemas enfrentados eram as multiplicidades (o mesmo item cadastrado com nomes ou abreviaturas diferentes). “Muitas vezes a descrição do mesmo produto cadastrado nas Unidades do Estado de São Paulo era divergente do cadastro das unidades do Nordeste. Isso gerava problemas de lote de compra, pois a compra do mesmo item ficava fracionada e o Depto de Compras perdia vantagem na negociação com Fornecedores, muitas vezes comprávamos materiais sendo que o mesmo material, com nome diferente, estava disponível em outra Unidade”, explica Sérgio Beneti, Coordenador de Almoxarifado da Vicunha.

Dessa forma, o departamento não conseguia manter um histórico preciso de compras de cada item, e também acabava mantendo estoques maiores do que o necessário, já que muitos produtos eram adquiridos em duplicidade. “Precisávamos preparar a Vicunha para implantação de sistemas de e-Procurement, e isso ajudou a evoluir a aprovação de um processo de padronização e saneamento completo do cadastro de Materiais”, diz.

Dando início ao processo de saneamento, a Vicunha estipulou uma equipe interna para padronizar o nome e a descrição de todos os insumos adquiridos pela empresa em suas unidades, e contratou a Astrein para prestar consultoria e também oferecer a base tecnológica: a solução Central de Cadastros do Shared Services Astrein, especializada na padronização de descrições de materiais, unificação e saneamento de cadastros.

Resultado de mais de 20 anos de experiência da Astrein no desenvolvimento de software, a solução Central de Cadastro ajudou a Vicunha a adotar padrões de descrição de materiais (PDM) largamente utilizados pelo mercado fornecedor. A empresa ainda forneceu o suporte técnico necessário e o treinamento para a equipe da Vicunha, que no período de um ano realizou a padronização, seguindo o cronograma estipulado para cada “família” de produtos. “A Central de Cadastros do SSA trouxe uma série de PDMs que já são utilizados pelo mercado em geral, e fizemos os complementos necessários com os insumos específicos da indústria têxtil”, afirma Beneti.

Além da redução brutal no número de produtos cadastrados no departamento de compras da Vicunha, e da eliminação de 4.267 itens de cadastro iguais, o projeto resultou em uma série de melhorias que aprimoraram todo o processo de compras. “Hoje, o cadastro de materiais da Vicunha está preparado para a implantação do e-Procurement e é possível ter uma gestão de estoques mais afinada com as necessidades da empresa. A busca no sistema por determinado material e até a inclusão de novos itens se tornou muito mais fácil e precisa”, completa.

Sobre a Vicunha

A Vicunha é a maior indústria têxtil da América Latina, com mais 40 anos de experiência no mercado. Empresa de capital aberto e líder em diversos segmentos da indústria têxtil, conta atualmente com Unidades nos estados do Ceará, Rio Grande do Norte e São Paulo
Parte significativa da produção é destinada à exportação ou comercializada através de subsidiárias na Argentina, Europa e China.

A Vicunha produz e comercializa índigos, brins, malhas sintéticas e naturais, fibras e filamentos. Está entre os maiores produtores mundiais de índigos e brins.

Imcopa

A IMCOPA, uma das maiores fabricantes mundiais de produtos feitos a partir de soja não transgênica, firmou contrato com a Astrein – empresa especializada em soluções para centrais de cadastro – para unificar e padronizar os cadastros da companhia. Com a implantação de um novo ERP (SAP) a empresa identificou a necessidade de padronizar os dados a fim de eliminar descrições genéricas, item duplicados e obsoletos, além de permitir o correto enquadramento fiscal dos itens. A unificação e padronização do cadastro também viabilizará a implantação de iniciativas em compras e logística como a gestão de gastos em compras por famílias, desenvolvimento de contratos de fornecimentos, compras eletrônicas, gestão de estoque, redução de compras emergenciais e devoluções.

Com a nova solução, além do atendimento às iniciativas de compra, a geração de descrições completas e inequívocas permitirão definir o código NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul), informação básica para o atendimento às exigências fiscais como SPED e Nota Fiscal Eletrônica.

Grupo Boticário

Grupo Boticário implementa projeto de governança de compras internas com solução de centralização de cadastros da Astrein

A criação do cadastro único de materiais e serviços englobou todas as áreas da empresa

O Grupo Boticário, referência internacional no varejo de cosméticos, contratou a Astrein – empresa especializada em soluções e software para central de cadastro, gestão de manutenção e facilities e inspeção de obras – para criar um cadastro de materiais e serviços centralizado a fim de organizar as compras internas da empresa e, assim, desenvolver indicadores confiáveis para a tomada de decisão.

A empresa já contava com cadastro centralizado e padronizado para as compras diretas, mas tinha a necessidade de criar um novo procedimento para atender a demanda dos clientes internos.

Veridiano Cerqueira de Andrade, gerente de compras de indiretos do Grupo Boticário, conta que nos últimos anos o volume das compras de indiretos cresceu de forma relevante. Havendo necessidade de um processo de governança dos cadastros mais robusto para atender tal demanda que muitas vezes concorria com os cadastros de insumos diretos e acabavam ficando em segundo plano. “Não havia nenhum processo definido para os cadastros de compra de indiretos, não era estruturado, não havia padrão e os colaboradores costumavam usar códigos genéricos para requisitar as necessidades de compras, o que dificultava a análise sobre riscos e oportunidades”, explica.

Com a aprovação da alta direção da companhia foi desenvolvido um amplo projeto para criar um cadastro estruturado que envolvesse todas as áreas da empresa. O projeto teve início em março de 2013 com o planejamento e estruturação de um novo modelo de governança. Nos meses seguintes foi realizada a escolha da solução que seria utilizada e a definição dos procedimentos para a transição das operações. E, em novembro, o cadastro para compras indiretas foi oficialmente lançado.

Após buscarem diferentes modelos e produtos no mercado, foi realizada análise detalhada de custo-benefício de todas as alternativas, até que escolheram pela solução de centralização de cadastros da Astrein. “Não havia nada no mercado capaz de atender o nosso segmento. Foi preciso criar uma inteligência junto com a Astrein para atender a complexidade do negócio e dar um passo além do que existe no mercado”, comenta Andrade.

Para iniciar a criação do cadastro, o Grupo Boticário adquiriu 5 mil itens em bases de dados prontas para uso. Como o segmento em que a empresa atua é muito específico, a Astrein teve que criar uma base customizada para atender a demanda, que além de áreas tradicionais como manutenção e equipamentos, incluiu no cadastro todas as contratações de serviços referentes as áreas como marketing, benefícios e tecnologia da informação. “80% do volume financeiro de compras são serviços e nem sempre são compras recorrentes, o que dificulta a criação do cadastro e das análises”, explica Andrade.

Todo o processo foi conduzido de forma leve e gradual, sempre com foco na gestão para resultados. “O mais importante era engajar todas as áreas e trazer o cliente interno para o time, envolvê-lo no projeto e fazê-lo entender que o processo traria ganhos no final. Nunca encaramos este como um projeto de compras, e sim, como projeto de gestão corporativa”, diz Andrade

Com a criação do cadastro toda a gestão passou a ser centralizada na área de compras. Atualmente a empresa conta com mais de 15 mil itens cadastrados e padronizados com correta categorização e classificação fiscal. “O cadastro básico é o passo principal para atingir sucesso na gestão. Categorizando cada tipo de serviço conseguimos desenvolver um Spend Analysis muito mais consistente, traçar estratégias, criar roadmaps de atuação e alcançar mais eficiência no negócio”, diz Andrade.

Entre os benefícios já alcançados estão diversos ganhos na gestão, como compliance, análise de evolução de custos e controle de materiais, além da criação de indicadores para melhor análise de riscos e oportunidades, medição e recuperação de tributos.

Petrorio

Petrorio adquire base de 6.000 itens do catálogo Astrein e estrutura Central de Cadastro

A Petrorio é uma empresa de capital aberto brasileira, dedicada à produção, exploração, refino, comercialização e transporte de petróleo, gás natural e seus derivados, com sede na cidade do Rio de Janeiro. A PetroRio, tem adotado como estratégia de crescimento, o incremento da produção através da aquisição de ativos em produção, implementação de gestão eficiente de reservatórios, reexploração, gestão da performance operacional, redução dos custos de produção e das despesas corporativas.

O escopo do projeto

O projeto iniciou-se em janeiro de 2018, quando a Petrorio buscava uma solução para melhorar as descrições dos cadastros de materiais que eram muito genéricas e impactavam nas operações de compras, logística e fiscal da companhia.

A Astrein foi escolhida para realizar um projeto que envolvia a compra de uma base de 6.000 itens do catálogo Astrein e estabelecimento de uma central de cadastros com atendimento terceirizado. Os itens selecionados do catálogo continham descrições curta e longa padronizadas, nos idiomas português e inglês, categorização por famílias em dois níveis e classificação fiscal NCM. A estratégia adotada foi de se criar uma base inicial, a qual seria complementada conforme a demanda de novos itens no dia a dia. Em média são incrementados de 300 a 800 novos itens padronizados mensalmente, onde estes são carregados automaticamente via integração desenvolvida entre o sistema SSA-CAD da Astrein com o ERP Totvs da Petrorio.

Benefícios obtidos

Com a implantação da Central de Cadastros, a Petrorio obteve benefícios como a facilidade na consulta de itens no sistema SSA-CAD, ganhos em negociações de compras através do aumento da qualidade das informações, visibilidade para comparação e gestão das transações e contratos, além de atuarem com uma base unificada, com assertividade da classificação fiscal NCM, entre outros pontos.

Grupo Comporte

Com sua Matriz sediada em São Bernardo do Campo, a Glarus é uma holding acionária que tem como principal atuação o apoio operacional à todo o Grupo Comporte, prestando os serviços de tecnologia, assessoria e rotinas administrativas às empresas do Grupo.

A Comporte iniciou suas atividades em 10 de junho de 2002, tendo como finalidade unificar a gestão das empresas que participa ou controla, além de maximizar e consolidar os benefícios decorrentes dessa unificação.

Dentre as empresas que compõe a Comporte temos:
– Empresas pertencentes ao Grupo: Breda Transportes e Serviços S/A, Empresa Auto Onibus Manoel Rodrigues S/A, Empresa Cruz de Transportes Ltda, Empresa Princesa do Norte S/A, Morasol Comércio e Veiculos Ltda, Turb transporte Urbano S/A, Viação Piracicabana Ltda, Viação São Paulo São Pedro Ltda.

A Comporte atua como uma companhia de capital fechado, participando como sócia ou acionista em empresas que atuam em diversos segmentos de mercado, destacando-se principalmente:
I – Transporte Rodoviário de Passageiros e Cargas;
II – Empreendimentos Imobiliários.

O ESCOPO DO PROJETO

O Grupo estava em processo de implantação do ERP SAP e necessitava sanear os cadastros de fornecedores e clientes e unificar as diferentes bases das empresas, a fim de carregar os registros na nova plataforma de gestão. Assim, em meados de Dezembro de 2016 a Astrein foi contratada para sanear aproximadamente 28.362 registros.

O escopo do trabalho contemplou o saneamento e a normalização dos dados de clientes e fornecedores, conforme dados fornecidos pelo site da Receita Federal do Brasil e Sintegra Estaduais e a validação dos dados através de sua equipe de qualidade. Dentre os campos saneados, temos: Razão social, Nome fantasia, Logradouro (tipo, nome, número, complemento, bairro, cidade, estado e Cep), CNAE (código nacional de atividade econômica), Natureza jurídica, Regime tributário simples nacional, Data de início de atividade, Situação cadastral (habilitada ou não) e Data da situação cadastral.

Também como parte do escopo, a Astrein realizou a eliminação de caracteres especiais desnecessários, ajustou o tamanho por abreviação padronizada, dados conforme padrões dos Correios, eliminou espaços desnecessários, ajustou descrições para Caixa Alta, atendendo na integra os Atos Cotepe 9 e 22 e a IN SRFB 787.

RESULTADOS E BENEFÍCIOS

Foram eliminados 611 registros sendo 70 CNPJs inválidos, 541 empresas com registros baixados, Inaptas e Suspensa. No total, a base final ficou com 26.207 registros ativos e saneados, e foram eliminados 2.155 registros entre aqueles com problemas e aqueles que estavam duplicados entre as bases.

O prazo de projeto foi de 21 dias úteis. Os dados saneados foram carregados no SAP já para testes de processos de implantação e agora serão replicados para a base de produção.

O projeto de saneamento de fornecedores e clientes foi importante para mitigar riscos de se fazer negócio com empresas com irregularidades e ser penalizado como co-solidário nas multas e penalidades.

Trombini

Empresa implementou software para obter padronização de suprimentos e economia por compras mais assertivas

Com mais de 70 anos de atuação, a Trombini, uma das principais empresas do setor de embalagens do Brasil, contratou a Astrein – empresa especializada em soluções para gestão de ativos, facilities e centrais de cadastros – para desenvolver um cadastro unificado com o objetivo de otimizar as compras de materiais e a contratação de serviços.

A Trombini buscava uma solução que centralizasse todas as informações e atendesse rapidamente as necessidades da empresa quanto à padronização técnica completa dos itens e a correta classificação dos materiais utilizados.

Fábio Ribas, gerente da central de cadastros da Trombini, conta que, antes do projeto implementado pela Astrein, a empresa não tinha uma base de produtos padronizada e adequada às necessidades da área de suprimentos. “O cadastro dos produtos anterior era restrito, genérico e sem um padrão de descrição compatível com o mercado. Cada funcionário incluía as informações de entrada e saída sem especificação. Em certos casos, havia também a duplicidade de itens de um mesmo produto. Com a solução da Astrein, conseguimos adquirir um padrão de descrição e saneamento de dados” explica.

Durante o projeto, a Astrein realizou um levantamento de todo o banco de dados da Trombini, identificando assim as principais necessidades. Com base no levantamento foi feita a implementação do software para a gestão de cadastro. “A Astrein flexibilizou bastante o padrão descritivo para poder adequar sua solução às necessidades do ERP da Trombini. Isso contribuiu bastante para o sucesso da implementação”, diz.

</p class=””>Com a implantação da central de cadastros, a Trombini pode observar resultados como a economia por compras mais assertivas, classificação fiscal adequada, melhor gestão da área de suprimentos e controle de compras. “Aprimoramos a comunicação entre as áreas de Compras e Almoxarifado com a eliminação dos erros existentes.”, explica Ribas.

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